Canal de denuncias
¿QUÉ ES UN CANAL DE DENUNCIAS?
En base al compromiso de la RED EVIDENTIA AUDITORES con el cumplimiento tanto de la normativa externa que le es de aplicación como de sus propias políticas y Código de conducta o ético, desde Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES animamos a los empleados y personas vinculadas para que comuniquen cualquier incumplimiento de dicho conjunto normativo, si conocen o sospechan de manera fundada que algún miembro de la organización, está realizando actos contrarios a la ley, a su Código de conducta o a cualquiera de sus políticas.
En la RED EVIDENTIA AUDITORES estamos totalmente comprometidos con la transparencia y el comportamiento ético, por lo que ponemos a disposición de los empleados y personas vinculadas a nuestra empresa una valiosa vía de comunicación, como es el Canal de Denuncias, en el que se garantiza la confidencialidad de la información y del denunciante y agradecemos sinceramente a todos nuestros empleados y personas vinculadas su utilización en aras a robustecer la empresa y su sostenibilidad.
DERECHOS DEL DENUNCIANTE
I. Derecho a recibir información previa.
Previa interposición de la denuncia, el denunciante deberá tener acceso a información fácilmente comprensible sobre todo el proceso. Por ello nos comprometemos a informar debidamente al denunciante de todos los trámites en relación al proceso de denuncia.
II. Derecho a la utilización de la información con carácter restrictivo.
La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a los de la investigación.
III. Derecho a la confidencialidad.
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES garantizan la confidencialidad en el recibimiento y gestión de las comunicaciones realizadas a través del presente Canal de Denuncias. Se informa al denunciante de que, tanto en el formulario de denuncia como durante la investigación, solo se solicitan los datos estrictamente necesarios para tramitarla. Además, solo podrá acceder a dichos datos por parte del personal autorizado.
IV. Derecho a recibir un “acuse de recibo”.
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES informarán al denunciante de la recepción de la comunicación en un plazo máximo de 7 días.
V. Derecho a recibir una información razonable
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES informarán al denunciante del estado de la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del envío del acuse de recibo.
VI. Derecho a una investigación transparente a un interlocutor imparcial.
Las denuncias o consultas recibidas serán tratadas con la máxima transparencia e imparcialidad por parte de los encargados de la investigación, que poseen la preparación suficiente y adecuada para responder a las dudas del denunciante o tramitar la denuncia interpuesta.
VII. Derechos derivados de la Protección de Datos
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES garantizan que todos los datos que proporcione el denunciante mediante el canal de denuncias serán tratados conforme a la normativa vigente de protección de datos, sin perjuicio de los derechos de los denunciantes, entre otros, de acceso, rectificación, oposición y supresión.
VIII. Derecho a la no represalia.
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES recogen la prohibición de represalias al denunciante, por tanto no se podrá exigir al mismo responsabilidad por la información contenida en la denuncia, salvo que actúe de mala fe.
OBLIGACIONES Y ADVERTENCIAS
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES esperan de los empleados y personas vinculadas que se comporten conforme a las siguientes obligaciones y advertencias:
I. Veracidad
Se considerará que una denuncia es veraz cuando existan motivos razonables para creer que los hechos denunciados son ciertos, a la luz de las circunstancias y la información disponible en el momento de la denuncia.
Solo quedarán protegidos ante represalias aquellos que hayan actuado de buena fe, incluso aunque la información comunicada sea inexacta o se exceda de sus competencias. En caso de buena fe se mantiene la Protección al Denunciante.
Las denuncias hechas con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad, serán sancionadas siguiendo el Sistema Disciplinario de Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES.
II. Buena fe a lo largo de todo el proceso
Manteniendo la confidencialidad en relación a la investigación y los datos solicitados por el interlocutor responsable de dicha investigación
III. Licitud en la obtención de las pruebas que soportan su denuncia
CAUSAS DE INADMISIÓN DE DENUNCIAS
Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES se reservan el derecho de inadmisión de la denuncia en los siguientes supuestos:
I. Cuando los hechos no sean creíbles, no haya indicios para fundamentarla, o se refieran a motivos diferentes a los enunciados anteriormente (por ej. los relacionados con la gestión de recursos humanos, permisos, ascensos etc..).
II. Cuando el contenido de la denuncia no conlleve un incumplimiento de los principios establecidos en el Código de Conducta, en cuyo caso se remitirá al departamento competente.
III. Hechos manifiestamente infundados y sin acreditación.
IV. Cuando los hechos se describan de forma genérica, o imprecisa, a no ser que se subsanaran las deficiencias.
V. Cuando se trate de hechos que la empresa ha excluido de los que se pueden denunciar a través del canal de denuncias, y comunicarse directamente al Órgano de cumplimiento.
VI. Cuando el contenido sea irrelevante, la información insuficiente, o el informante carezca totalmente de credibilidad.
VII. Cuando se refiera a los mismos hechos que otra denuncia anterior que hubiera sido investigada y archivada, si en la nueva denuncia no se aportan nuevas pruebas.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Quién puede denunciar?
Cualquier persona que tenga una relación laboral con la empresa.
¿Puedo sentirme seguro ante posibles represalias por interponer una denuncia? ¿se comunica al denunciado la presentación de la denuncia?
De acuerdo con la normativa europea que rige el procedimiento adoptado por Evidentia Auditores S.L.P., el presente Canal de Denuncias es confidencial y la empresa garantiza que no se tomarán represalias contra los denunciantes ante posibles denuncias.Así mismo, los denunciantes tienen el derecho de protección siempre que haya una razonable presunción de veracidad en los hechos denunciados.Igualmente, en Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES podrán disponer de medidas de apoyo (asesoramiento, asistencia de las autoridades y la organización frente a represalias, o incluso asistencia jurídica) en caso de que sea necesario.Por otra parte, el denunciado no será informado acerca del procedimiento hasta que no se concluya el proceso de investigación no se procederá a informar al denunciado acerca del procedimiento.
¿Cuál es el proceso de tramitación de la denuncia? ¿cuánto tiempo tardará en resolverse el procedimiento?
Una vez interpuesta la correspondiente denuncia a través del uso del formulario habilitado recibirá un email con acuse de recibo en un plazo máximo de siete días.
Posteriormente le será comunicado el resultado de la investigación interna, en un plazo máximo de tres meses.
Si carezco de pruebas, ¿puedo denunciar?
Si, aunque es deseable que las denuncias sean acompañadas de pruebas o evidencias con la finalidad de facilitar la investigación y evitar que la denuncia sea archivada. El formulario de denuncia incorpora la posibilidad de subir documentación complementaria, aunque no se trata de un requisito obligatorio.
¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?
En el caso de que las sospechas sean erróneas o infundadas y la denuncia haya sido interpuesta de buena fe, se procederá simplemente a su archivo tras comunicación al denunciante. A diferencia del caso anterior, si la denuncia es falsa y se debe a la mala fe por parte del denunciante, podríamos estar ante un delito de calumnias o injurias previstos en nuestro Código Penal (artículos 205 y siguientes), sin perjuicio de las consecuencias que se pudieran derivar conforme al Código de Ética o de Conducta de Evidentia Auditores S.L.P. y la RED EVIDENTIA AUDITORES.
¿En qué medida se protegen los datos contenidos en la denuncia?
Adicionalmente a la garantía de confidencialidad ya mencionada anteriormente, todos los datos personales contenidos en la denuncia, serán tratados con arreglo a lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Serán empleados y personas vinculadas a la sociedad exclusivamente para garantizar el buen fin de la investigación, siendo su uso y obtención proporcional a la finalidad correspondiente.
